La Universidad de Chalmers construye un comienzo más inteligente para cada empleado

La Universidad Tecnológica de Chalmers es una destacada universidad sueca conocida por su investigación y educación de categoría mundial en tecnología, ciencia y estudios marítimos. Con una plantilla internacional y una sólida cultura de innovación, Chalmers se compromete a ofrecer una experiencia excepcional a sus empleados desde el primer día.

El desafío

Antes, la incorporación a Chalmers estaba fragmentada. Los nuevos empleados recibían distintos niveles de información según el departamento, el director o la ubicación. Esta incoherencia creaba lagunas de conocimiento, duplicación de esfuerzos y una carga administrativa innecesaria.

Al mismo tiempo, los recién llegados se veían a menudo abrumados por grandes volúmenes de información compleja -políticas, condiciones de empleo, normas de seguridad, logística del campus y cultura organizativa-, que se les transmitía de un modo que podía resultar pesado en lugar de inspirador.

Chalmers lo necesitaba:

• Garantizar que cada empleado reciba una introducción coherente y de alta calidad
• Reducir la carga de trabajo administrativo de los gestores
• Presentar la información esencial de forma atractiva, inclusiva y que refleje la identidad de la universidad
• Apoyar una mano de obra internacional con un aprendizaje accesible y multilingüe
• Mejorar la productividad y la integración de los empleados a largo plazo

El objetivo estaba claro: crear una experiencia de incorporación digital que educara, implicara y hiciera sentir a los nuevos empleados: “Aquí es donde quiero estar”.

La solución

Utilizando Totara, Chalmers desarrolló un programa de incorporación digital totalmente estandarizado y escalable dentro de su LMS, el Kunskapsportalen.

El programa consta de cinco cursos estructurados:

1. ¡Bienvenido/a!
2. Esto es Chalmers
3. Cómo orientarse en el campus
4. Tu empleo – Entorno laboral, derechos y prestaciones
5. Instrucciones de seguridad y protección contra incendios

Normalización con flexibilidad

Cada nuevo empleado recibe ahora los mismos conocimientos básicos, expectativas e introducción cultural. Esto garantiza la equidad, la coherencia y el cumplimiento en toda la organización, al tiempo que elimina la duplicación de esfuerzos entre departamentos.

Las actualizaciones pueden hacerse de forma centralizada y desplegarse al instante, garantizando la precisión y la alineación a escala.

Diseño de aprendizaje atractivo e interactivo

Para evitar la sobrecarga de información, la incorporación se realiza en módulos manejables, del tamaño de un bocado, repartidos a lo largo del tiempo. La experiencia combina:

• Aprendizaje basado en vídeo y texto
• Narración interactiva basada en escenarios
• Un tono cálido y personal utilizando un “tú” directo

Esta mezcla de contenido factual y creativo refleja la identidad de Chalmers, donde los logros históricos se encuentran con la innovación futura, a la vez que hace que el aprendizaje sea accesible y motivador.

Accesibilidad y automatización

• Disponible en sueco e inglés
• Detección automática de idiomas basada en la configuración del alumno
• Cumple plenamente los requisitos de accesibilidad
• Inscripciones automatizadas e informes centralizados

La plataforma permite a los alumnos completar la formación a su propio ritmo, revisar el contenido en cualquier momento y realizar un seguimiento claro de su progreso.

Resultados

El nuevo programa de incorporación ha transformado la experiencia de los empleados en Chalmers.

Mayor eficacia y ahorro de costes

• Importante ahorro de tiempo para los gestores, que ya no tienen que coordinar manualmente los contenidos introductorios
• Reducción del esfuerzo administrativo mediante la automatización y la gestión centralizada
• Informes racionalizados y seguimiento del cumplimiento
• Implantación escalable en toda la organización

Mayor coherencia y compromiso

• Todos los nuevos empleados participan ahora en un programa estructurado y coherente
• Mayores tasas de finalización y mayor compromiso
• Mayor claridad en torno a las expectativas, las políticas y la cultura
• Marca de empleador más fuerte a través de un proceso de incorporación profesional y cohesionado.

Los directivos han respondido positivamente, y muchos han solicitado la ampliación de los módulos para incluir contenidos adicionales, lo que supone un fuerte respaldo al impacto del programa.

Una base para el desarrollo de la mano de obra a largo plazo

Más allá de la incorporación, el programa proporciona datos de aprendizaje mensurables y perspectivas comparables en toda la organización. Esto permite un mejor seguimiento, una mejora continua y un desarrollo más estratégico de la plantilla.

Combinando estandarización, automatización, diseño atractivo y accesibilidad, Chalmers ha creado una experiencia de incorporación moderna que informa e inspira, garantizando que los nuevos empleados sean productivos, confíen en sí mismos y estén conectados desde el primer día.