Die Chalmers Universität schafft einen intelligenteren Start für jeden Mitarbeiter

Die Chalmers University of Technology ist eine führende schwedische Universität, die für ihre erstklassige Forschung und Ausbildung in den Bereichen Technologie, Wissenschaft und maritime Studien bekannt ist. Mit einer internationalen Belegschaft und einer starken Innovationskultur ist Chalmers bestrebt, seinen Mitarbeitern vom ersten Tag an ein außergewöhnliches Erlebnis zu bieten.

Die Herausforderung

Zuvor war das Onboarding bei Chalmers fragmentiert. Neue Mitarbeiter erhielten je nach Abteilung, Manager oder Standort unterschiedlich viele Informationen. Diese Inkonsistenz führte zu Wissenslücken, doppeltem Aufwand und unnötigem Verwaltungsaufwand.

Gleichzeitig waren Berufsanfänger oft von einer großen Menge komplexer Informationen überwältigt – Richtlinien, Beschäftigungsbedingungen, Sicherheitsvorschriften, Campus-Logistik und Organisationskultur -, die auf eine Weise vermittelt wurden, die eher schwerfällig als inspirierend wirkte.

Chalmers musste es tun:

• Sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter eine konsistente, hochwertige Einführung erhält
• Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand für Manager
• Wesentliche Informationen auf eine Art und Weise zu präsentieren, die ansprechend und integrativ ist und die Identität der Universität widerspiegelt
• Unterstützen Sie eine internationale Belegschaft mit zugänglichem, mehrsprachigem Lernen
• Verbessern Sie langfristig die Produktivität und Integration Ihrer Mitarbeiter

Das Ziel war klar: ein digitales Onboarding-Erlebnis zu schaffen, das neue Mitarbeiter informiert, anspricht und ihnen das Gefühl vermittelt: “Hier möchte ich sein.”

Die Lösung

Mit Totara entwickelte Chalmers ein vollständig standardisiertes und skalierbares digitales Onboarding-Programm innerhalb seines LMS, dem Kunskapsportalen.

Das Programm besteht aus fünf strukturierten Kursen:

1. Willkommen!
2. Hier ist Chalmers
3. Finden Sie Ihren Weg auf dem Campus
4. Ihre Beschäftigung – Arbeitsumfeld, Rechte und Leistungen
5. Sicherheitshinweise und Feuerschutz

Standardisierung mit Flexibilität

Jeder neue Mitarbeiter erhält nun dasselbe Kernwissen, dieselben Erwartungen und dieselbe kulturelle Einführung. Dies gewährleistet Fairness, Konsistenz und Konformität im gesamten Unternehmen und vermeidet gleichzeitig doppelten Aufwand in den verschiedenen Abteilungen.

Aktualisierungen können zentral vorgenommen und sofort ausgerollt werden, so dass Genauigkeit und Abgleich in großem Umfang gewährleistet sind.

Fesselndes und interaktives Lerndesign

Um eine Informationsflut zu vermeiden, wird das Onboarding in überschaubaren, mundgerechten Modulen über einen längeren Zeitraum verteilt angeboten. Das Erlebnis kombiniert:

• Video- und textbasiertes Lernen
• Interaktives szenariobasiertes Geschichtenerzählen
• Ein warmer, persönlicher Ton mit direkter “Sie”-Ansprache

Diese Mischung aus sachlichen und kreativen Inhalten spiegelt die Identität von Chalmers wider, wo historische Errungenschaften auf zukünftige Innovationen treffen, und macht das Lernen sowohl zugänglich als auch motivierend.

Zugänglichkeit und Automatisierung

• Verfügbar in Schwedisch und Englisch
• Automatische Spracherkennung basierend auf den Einstellungen des Lerners
• Vollständig konform mit den Anforderungen der Barrierefreiheit
• Automatisierte Einschreibungen und zentralisierte Berichterstattung

Die Plattform ermöglicht es den Lernenden, das Training in ihrem eigenen Tempo zu absolvieren, die Inhalte jederzeit wieder aufzurufen und ihre Fortschritte klar zu verfolgen.

Die Ergebnisse

Das neue Onboarding-Programm hat die Erfahrung der Mitarbeiter bei Chalmers verändert.

Gesteigerte Effizienz und Kosteneinsparungen

• Erhebliche Zeitersparnis für Manager, die einführende Inhalte nicht mehr manuell koordinieren müssen
• Geringerer Verwaltungsaufwand durch Automatisierung und zentralisierte Verwaltung
• Optimierte Berichterstattung und Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften
• Skalierbarer Rollout im gesamten Unternehmen

Verbesserte Konsistenz und Engagement

• Alle neuen Mitarbeiter nehmen jetzt an einem strukturierten und einheitlichen Programm teil
• Höhere Abschlussquoten und stärkeres Engagement
• Bessere Klarheit über Erwartungen, Richtlinien und Kultur
• Stärkeres Employer Branding durch eine professionelle, kohärente Onboarding-Reise

Die Manager haben positiv reagiert. Viele von ihnen baten um eine Erweiterung der Module um zusätzliche Inhalte, was die Wirkung des Programms unterstreicht.

Eine Grundlage für die langfristige Entwicklung von Arbeitskräften

Über das Onboarding hinaus liefert das Programm messbare Lerndaten und vergleichbare Erkenntnisse für das gesamte Unternehmen. Dies ermöglicht eine bessere Nachbereitung, kontinuierliche Verbesserungen und eine strategischere Personalentwicklung.

Durch die Kombination von Standardisierung, Automatisierung, ansprechendem Design und Barrierefreiheit hat Chalmers ein modernes Onboarding-Erlebnis geschaffen, das sowohl informiert als auch inspiriert und dafür sorgt, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an produktiv, selbstbewusst und vernetzt sind.