Wie SPAR eine personalisierte und reaktionsfähige Lernplattform für mehr als 47.000 Lernende und zwei Marken schuf

SPAR Group ist eines der größten Wirtschaftsunternehmen Österreichs sowie Mittel- und Osteuropas. Sein Kerngeschäft sind Lebensmittel, jedoch werden von verschiedenen Tochtergesellschaften auch weitere Bereiche wie Sport, Einkaufszentren und Einzelhandelsimmobilien abgedeckt.

Die Herausforderung

Angesichts ihres veralteten Lernmanagementsystems trat die SPAR Group mit einer Vision an LearnChamp heran. Mit einer Idee, wie ihre zukünftige digitale Lernplattform aussehen sollte. Glücklicherweise passte diese Vision zu dem, was wir unter einer fantastischen Lernerfahrung verstehen. Ein benutzerfreundliches, leistungsstarkes System, das auf allen Endgeräten verfügbar ist und den Verwaltungsaufwand reduziert.Das neue System für die SPAR-Gruppe soll in erster Linie den Bedürfnissen der Lernenden und ihrer Manager gerecht werden: ein zeitgemäßes Aussehen, eine benutzerfreundliche Oberfläche, die Möglichkeit der Verwendung auf mobilen Geräten und die Befähigung der Manager, den Abschluss von Schulungen durch ihr Team zu überwachen

Wo liegt dann also die Herausforderung? Drei verschiedene Tochtergesellschaften der SPAR-Gruppe benötigten ein neues Zuhause. Nicht nur SPAR, INTERSPAR und die IT-Abteilung der Gruppe sollten auf einer Plattform laufen, sondern in naher Zukunft auch weitere Tochtergesellschaften aus verschiedenen Ländern. Was wir wirklich vermeiden wollten, war eine Entkopplung von Lernenden der jeweiligen Tochtergesellschaften. Daher war es wichtig, jeder Tochtergesellschaft ein eigenes Erscheinungsbild innerhalb des Systems zu geben. Das neue Totara Learn System hatte einiges zu bewältigen. Aber SPAR und LearnChamp waren startklar.

Die Lösung

Die Lösung nahm ihren Anfang an dem Tag, an dem das SPAR Education Power Program (Kurzname „SEPP“ mit einer Eule als Maskottchen) und die INTERSPAR Academy ins Leben gerufen wurden. LearnChamp entwickelte eine Lösung, die exakt den Anforderungen unseres Projektpartners entsprach. Die Evaluierung der bestehenden Prozesse fand in der ersten Phase der Einführung des neuen Systems statt.

Der Einsatz einer Totara-Instanz für beide geplanten Marken wurde mit der Trennung der Zielgruppen durch die Nutzung der Multi-Tenancy-Funktion von Totara Learn verbunden. Es wurde eine strikt zielgruppenorientierte Logik eingeführt, damit die Zielgruppen ausschließlich auf die für sie relevanten Inhalte zugreifen können und zugleich die Compliance gesichert wird. Auch die Designthemen beider Marken sollten an das jeweilige Unternehmensdesign angepasst werden.

SSO war eine für die SPAR Group äußerst wichtige Anforderung. Wir haben SSO über SAML2 eingeführt, um allen Lernenden in allen Abteilungen eine nahtlose, reibungslose und einfache Anmeldung zu ermöglichen.Die eigentlichen Helden – die Administratoren des Systems – können Ausbilder, Ressourcen und Räume direkt in Totara auf einfache und zeitsparende Weise buchen. Angesichts der schnelllebigen Welt, in der wir leben, wollten wir die Manager in ihrem Alltag mit einem Dashboard, das einen klaren Überblick über die Leistung des Teams liefert, unterstützen. So können sie alle Termine für Programme und Abschlüsse auf einen Blick sehen. Sie erhalten Benachrichtigungen über Kursabschlüsse und viele erforderliche Berichte – alles, was ein moderner Manager im Einzelhandel benötigt.

Eine Funktion zur Auswahl eines zeitweiligen Managers für die eigenen Mitarbeiter wurde direkt in Totara integriert. Diese gewährt komplette Flexibilität bei der Wahl, wer seine Mitarbeiter als Manager unterstützt und für welchen Zeitraum. Wir legen Wert auf Feedback. Deshalb haben wir den Lernenden die Möglichkeit gegeben, ihre Kurse mit der Funktion „Kursbewertung“ zu bewerten, was den Verfassern der Inhalte wichtige Erkenntnisse liefert.

LearnChamp entwickelte außerdem ein Plug-in für den „Seminar- und Fähigkeitenexport“, das von SPAR Österreich zur Unterstützung von Personalwesen und Führungskräften eingesetzt wird. Es liefert Daten an Personal- und Finanzsysteme, welche der weiteren Beurteilung der Mitarbeiter dienen. Auf diese Weise sind hilfreiche Datensätze zum Status von Schulungskursen und Fähigkeiten leicht zugänglich.

Die Ergebnisse

SEPP hatte weitreichende Auswirkungen auf SPAR und seine Mitarbeiter.Durch die zentralisierte Seminarverwaltungsfunktion konnten wir die Kosten für das Schulungsmanagement erheblich senken und die Daten zur weiteren Analyse automatisch an verschiedene Systeme liefern. Dank der Multi-Tenancy-Architektur haben die Administratoren einen klaren Überblick über ihre Bereiche. Das schafft Transparenz für die gesamte Gruppe und macht das System ausbaufähig, so dass es auf andere Tochtergesellschaften ausgeweitet werden kann.Endnutzer und Administratoren profitieren von einem kompletten Update-Konzept, das ihnen die neuesten – bereits getesteten und einsatzbereiten – Funktionen von Totara Learn zur Verfügung stellt. In Zahlen ausgedrückt heißt das, dass 44.700 Nutzer Zugang zu mehr als 50 Live-Programmen und Zertifizierunge, 800 verfügbare Kurse mit On-/Offline-Schulungen und mehr als 180.000 Abschlüsse haben. All das liefert uns wertvolle Informationen und bietet den Nutzern kontinuierliche berufliche Weiterbildungsmöglichkeiten.

„SPAR kann auf eine lange Tradition im Bereich Schulung und Ausbildung zurückblicken. Totara war das fehlende Bindeglied, um die Vorbereitung auf den Arbeitsalltag und eine erfolgreiche Karriere bei SPAR zu optimieren. SEPP bietet mittlerweile allen Mitarbeitern in Österreich die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten und Stärken auf moderne, unkomplizierte Art und Weise weiter zu entwickeln. Ein deutsches Sprichwort besagt: Handel ist Wandel. – Totara unterstützt diesen Wandel und wird unseren sich ständig ändernden Anforderungen auf perfekte Weise gerecht. Die starke Gemeinschaft von Totara ist das Erfolgsgeheimnis.“