La Junta Sueca de Agricultura optimiza la capacitación con Totara Learn

La Junta Sueca de Agricultura es la autoridad administrativa gubernamental en materia de política agrícola y alimentaria, y se ocupa de problemas que afectan a todos los habitantes de Suecia. Los alimentos, los animales, el medio ambiente y el clima: todo lo que crea una agricultura competitiva, un campo activo y contribuye a una sociedad sostenible.

El desafío

La Junta Sueca de Agricultura es responsable, entre otras cosas, de capacitar a las personas para que utilicen productos de protección de plantas. Se requiere que aproximadamente 25.000 personas renueven su certificación cada cinco años, un desafío que involucra a las 21 juntas de condados. La Junta Sueca de Agricultura también está trabajando en el desarrollo de conocimiento dentro del marco del programa rural de la UE en el que participan 25 autoridades, 50 organizadores y varias otras partes.

“El seguimiento y los informes no eran adecuados” – Pia Kruise

La coordinación de todo esto requiere una administración sencilla y sin complicaciones, lo que es de gran importancia al informar resultados. El sistema de capacitación existente no ofrecía las oportunidades que necesitaba la agencia, y se consideraba que era engorroso y demandaba mucho tiempo, en particular en cuanto al seguimiento y la presentación de informes. Tampoco era posible crear las soluciones de aprendizaje digital combinadas que la Junta Sueca de Agricultura quería.

La Junta Sueca de Agricultura necesitaba una solución mejor y más fácil de usar. También quería mayor libertad para crear soluciones de capacitación más innovadoras. Para ello, invitaron a varios proveedores a participar en su proceso de adquisición. El Totara Partner Xtractor fue uno de los dos únicos proveedores con la capacidad de resolver el desafío de la Junta Sueca de Agricultura, por lo que fueron seleccionados para crear una nueva solución.

No obstante, el proyecto debía realizarse contra reloj. El acuerdo se firmó en junio y la entrega debía realizarse antes de fin de año, cuando el sistema anterior dejaría de utilizarse.

La solución

La solución de Xtractor se basó en la introducción de Totara Learn, un sistema flexible de gestión del aprendizaje para empresas. Sabía que Totara Learn ayudaría al Consejo Sueco de Agricultura a garantizar la calidad del monitoreo y la presentación de informes de los resultados de los usuarios, así como a simplificar la administración, tanto para las certificaciones como para otras capacitaciones.

La colaboración entre Xtractor y la Junta Sueca de Agricultura marchó sobre ruedas. Pia Kruse, la Gerente de Proyectos de la Agencia Agrícola de Suecia, dice:

“En Xtractor son expertos. Tienen su modelo de proyectos y un gran gerente de proyectos. Nos comunicamos mucho y desarrollamos la cooperación a medida que nos fuimos conociendo”.

La solución también incluyó un formato para tipos de cursos predefinidos con estructura, contenido e información de facturación diferentes. De esa manera, personas con diferentes roles y permisos pueden usar el mismo sistema, pero de manera uniforme, mientras que las funcionalidades básicas se pueden compartir en toda la plataforma.

Xtractor también introdujo BankID como método de acceso, lo que simplificó la solución para muchos de los agricultores y productores de alimentos que usarían el sistema.

Una mejora clave fue que los usuarios pudieran administrar sus certificaciones ellos mismos registrándose y obteniendo permisos. Así, los administradores ganaron tiempo para enfocarse en problemas estratégicos en lugar de estas tareas más pequeñas y los usuarios pudieron asumir más responsabilidad sobre su propio aprendizaje.

Los resultados

A pesar de la ajustada agenda, la solución se implementó a tiempo. No tardó en verse lo que significaban las nuevas capacidades de informes: informes claros e integrales con datos nuevos y precisos que ofrecían una visión general muy necesaria y la oportunidad de profundizar en las estadísticas.

Esta también fue una solución rentable para la Junta Sueca de Agricultura, que ahora se beneficia del gran valor añadido de Totara Learn. Tanto los usuarios como los administradores actualmente cuentan con acceso a una solución que funciona del modo que necesitan y sin grandes gastos.

Al gestionar los permisos de Totara, los administradores pueden participar en tareas más amplias y no pierden tiempo en largas actividades de bajo nivel. No tener que administrar todas las inscripciones ha ayudado a ahorrar tiempo, lo que significa que pueden aportar sus conocimientos en otras áreas.

“Ahora contamos con un grupo de gestión y tenemos un recorrido emocionante por delante. Si hubiéramos tenido más tiempo, tendríamos muchas más cosas. Eso significa que todavía no estamos utilizando el máximo potencial de Totara, pero Xtractor tiene desarrolladores fantásticos y extremadamente profesionales que hacen ajustes que superan nuestras expectativas”. – Pia Kruse

Con Totara Learn, la Junta Sueca de Agricultura ahora tiene una plataforma con soporte para hasta 200.000 usuarios, lo que ahorra tiempo y simplifica el trabajo para todos los que trabajan desarrollando la agricultura sueca y todo lo que contribuye a la sociedad en su conjunto.