Totara Learn aumenta las tasas de cumplimiento en Hertfordshire Community NHS Trust... ¡y a los usuarios les encanta!

El fideicomiso del Servicio Nacional de Salud del Reino Unido Hertfordshire Community NHS Trust (HCT) ofrece atención comunitaria en los hogares, escuelas, clínicas y hospitales comunitarios del condado. Alrededor de 2.800 miembros del personal brindan 1,7 millones de visitas y citas exitosas a pacientes al año; el 97% de los pacientes recomendaría con gusto los servicios del HCT a sus amigos y familiares.

El desafío

The HCT se acercó a Think Learning para diseñar e implementar un sistema de gestión del aprendizaje para ofrecer más de 250 cursos internos, administrar la inducción de hasta 50 nuevos empleados por mes y ofrecer acceso a otros 250 cursos de aprendizaje electrónico, proporcionados en su mayoría por e-learning for Healthcare.

El HCT utilizaba un sistema de gestión del aprendizaje heredado y combinaba los datos de este sistema con los de RR. HH./ESR dentro de una herramienta de inteligencia comercial separada que informaba sobre el cumplimiento. Este era un proceso oneroso y lento que desperdiciaba muchas horas del personal todos los meses, pero que aun así representaba una mejora con respecto al sistema de gestión del aprendizaje de Oracle adquirido de manera central por el Servicio Nacional de Salud (NHS) del Reino Unido.

Un gran desafío es que su sistema de gestión del aprendizaje tiene que proporcionar acceso a través de dispositivos móviles para alrededor de 2.000 empleados que usan dispositivos móviles para acceder al sistema clínico y actualizarlo. Esta era una gran oportunidad para interactuar con los usuarios brindando contenido y apoyo de capacitación por fuera de los sitios del HCT, algo fundamental para el personal de la comunidad.

El sistema de gestión del aprendizaje heredado simplemente no podía superar este desafío.

La solución

Habiendo implementado Totara Learn en más de 25 fideicomisos del NHS, Think Learning logró migrar eficazmente los datos educativos existentes y configurar informes. Era esencial que el cambio del sistema anterior a Totara fuera a prueba de fallas y que los informes de cumplimiento estuvieran disponibles en el mismo mes en que se desmantelara el sistema de gestión del aprendizaje heredado.

La amplia disponibilidad de informes de cumplimiento desde la puesta en marcha (desde informes de alto nivel de centros de costos/divisiones hasta tableros individuales de usuario) le ahorró muchas horas de trabajo al equipo, ya que anteriormente debían manipular y emitir informes de forma manual.

El apoyo a las actividades de optimización del NHS es esencial. A los pocos días, se cargaron los datos de competencia del Marco Nacional de Capacitación de Habilidades Básicas en ESR, lo que se repitió semanalmente de allí en adelante. Desde la puesta en marcha, el equipo de Aprendizaje y Desarrollo refinó aún más el proceso de carga de datos, con cambios a los informes de ESR y Totara que aceleraron los procesos.

Con acceso completo como administradores a Totara y la confianza para usar el sistema, el equipo de Aprendizaje y Desarrollo creó un tablero de control específico de “administrador de servicios” que permite a los gerentes y administradores supervisar el cumplimiento de la capacitación y reservar capacitaciones para los miembros del equipo.

Participación del personal

Se estableció un cuestionario en línea con un enlace desde la página principal del sistema de gestión del aprendizaje para alentar al personal a participar. En un breve período hubo 119 respuestas.

Se implementó una serie de preguntas para medir la satisfacción con el sistema, además debuscar retroalimentación.

Todas las medidas reflejaron mejoras y la calificación del “tiempo total empleado” demostró que el personal encontró el nuevo sistema más rápido y fácil de navegar.

Cuando se le preguntó qué le gustaba del sistema, el personal dijo que era fácil de usar.

Si los comentarios indicaban que un usuario necesitaba más apoyo, las sencillas guías de usuario se actualizaban de inmediato y se enviaban al personal.

“Acabo de hacer clic en el ícono con el símbolo de un búho; no recuerdo haber recibido un correo electrónico sobre ese icono, pero como había un búho en la parte inferior del correo electrónico que me indicaba realizar la capacitación en línea, seguí el símbolo del búho y todo estaba allí.  Me encantó que hubiera un enlace que me llevó al curso correcto y no tuve que elegir entre distintas opciones y arriesgarme a pasar horas haciendo un curso “incorrecto”.  Por ahora me encanta. Gracias y felicitaciones”. – Usuario del HCT

Los resultados

Desde que comenzó a usar Totara Learn, el HCT logró considerables beneficios comerciales y para el usuario.En solo 3 meses:

• El HCT ha alcanzado y mantenido una tasa del 94,4% de cumplimiento con rigurosos y complejos requisitos de capacitación obligatoria y leyes nacionales.
• El equipo de administración ha visto que las consultas de apoyo de primera línea se han reducido en un 80%
• Los usuarios encuestados indicaron que la gestión de aprendizaje electrónico, reservas y cumplimiento se volvió más fácil y rápida en Totara en comparación con el sistema de gestión del aprendizaje heredado.
• Las tasas de ausencia a las capacitaciones en el aula se redujeron a menos de la mitad, del 10% al 4,7%.
• El nuevo sistema de gestión del aprendizaje le ahorra al equipo hasta 3 días a la semana en tiempo de trabajo del personal.
• Las tasas de capacitación han aumentado u 80% con respecto al año pasado y 1.500 empleados completaron capacitaciones de manera exitosa.

“La mayoría del personal nos dice que el sistema le parece ‘más fácil’ o ‘mucho más fácil’ de usar y vemos esto reflejado en una enorme caída en la cantidad de consultas que recibimos. Estimamos que estamos ahorrando hasta 3 días por semana en tiempo de trabajo del personal. Además, nuestro nivel de cumplimiento es más alto que nunca. Estamos realmente satisfechos con los beneficios que nos ha brindado el sistema Totara, en particular en términos de mejorar la experiencia de nuestros usuarios, lo cual era nuestro objetivo principal al implementar el sistema”.   –Jane Trundle, Jefa de Aprendizaje y Desarrollo

“Ahora puedo decidir con confianza cuánto tiempo asignar al personal para completar sus capacitaciones, porque pueden ver exactamente lo que necesitan hacer”.  -Gerente del HCT“Es MUCHO MEJOR que el sistema anterior, que era casi imposible de usar, especialmente cuando solo se lo utilizaba con poca frecuencia”.  – Usuario del HCT