Kent and Medway NHS and Social Care Partnership Trust garantizan el cumplimiento con aprendizaje personalizado

El fideicomiso del Servicio Nacional de Salud del Reino Unido Kent and Medway NHS and Social Care Partnership Trust (KMPT) proporciona servicios de salud mental y atención social para Kent junto al Consejo del Condado de Kent. En Medway, trabajan en estrecha colaboración con la autoridad unitaria local para proporcionar servicios de atención médica y social combinados.

Como uno de los fideicomisos de salud mental más grandes del país, cubre un área de 3.755 kilómetros cuadrados y presta servicios a 1,7 millones de personas en Kent y Medway, con 3.318 miembros de personal y 228 empleados en comisión de servicios distribuidos en 66 edificios de 33 ubicaciones.

El desafío

Como organización que presta servicios de atención médica al público, el KMPT es inspeccionado regularmente por la Comisión de Calidad de la Atención (Care Quality Commission, CQC). Las inspecciones pueden realizarse en horarios planificados o ser ad hoc, lo que requiere que el KMPT tenga acceso constante y en tiempo real a los informes de cumplimiento, que el personal y sus gerentes tengan datos al alcance de la mano en tiempo real y que el personal pueda usar el sistema de gestión del aprendizaje de manera sencilla para mantenerse actualizado con su capacitación reglamentaria, obligatoria y esencial.

Los profesionales del sector salud son personas muy ocupadas: su trabajo es cuidar a los pacientes mientras brindan apoyo a sus familias y están bajo presión para cumplir no solo con objetivos internos, sino también con objetivos nacionales. Realizar capacitaciones relacionadas con su función y cumplir con los requisitos de cumplimiento locales están en un segundo plano en la mayoría de los casos. La capacitación debe ser de fácil acceso, fácil de entender y rápida.

Para el KMPT, es crucial que se le dé un lugar importante a la participación del usuario en su implementación de Totara Learn, ya que esta participación es esencial para hacer que la capacitación y el cumplimiento sean efectivos, lo que, a su vez, ayuda a lograr los objetivos de la organización sin sobrecargarla y a terminar el trabajo de la forma más efectiva y eficiente posible.

La solución

Totara Learn y los plugins personalizados proporcionados por Chambury Learning Solutions son clave para garantizar que el KMPT tenga una participación del usuario muy alta, con toda la información necesaria para los usuarios finales en sus páginas de inicio individualizadas, desde donde no hace falta hacer más de 1 o 2 clics. Esto significa que los usuarios finales y la gerencia ven sus cifras de cumplimiento al iniciar sesión y pueden tomar las medidas necesarias de inmediato y en muy poco tiempo con un mínimo conocimiento del sistema. Los usuarios ven su información de cumplimiento y los gerentes ven sus propios datos y los de sus subordinados directos e indirectos, lo que aumenta el cumplimiento en toda la organización.

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Todos los usuarios se sienten cómodos con el sistema, tienen la capacidad de ver su información de cumplimiento y pueden actualizar su capacitación fácilmente sin tener ningún conocimiento del sistema. Accesible y digerible. Lo avalan las estadísticas de cumplimiento y participación del usuario. Esto incluye no solo las funcionalidades principales del sistema, sino también los indicadores gráficos para informar al personal y a los gerentes sobre el cumplimiento y las áreas en las que pueden registrar el aprendizaje personal, inspeccionar su historial de aprendizaje completo y ver lo que deben hacer para mantener el cumplimiento, pero sin abrumar a los usuarios finales con capacitaciones con las que ya cumplen y que pueden pausar temporalmente.

El personal también necesita recordatorios para realizar su capacitación, a intervalos regulares y con copia a sus gerentes cuando se atrasan. Totara Learn permite esto a través de mensajes totalmente personalizables, y Chambury Learning Solutions lo complementa con plugins personalizados que administran recordatorios periódicos para evaluaciones y otras funcionalidades que no son de capacitación.

Los tableros son una forma intuitiva de proporcionar el conjunto de información más importante en la interfaz del sistema de gestión del aprendizaje usando un lenguaje sencillo. Esto puede abarcar desde la renovación hasta el cumplimiento de evaluación y cumplimiento excepcional, y se muestra mediante ilustraciones gráficas o datos contextuales. Todo es completamente interactivo, con enlaces para ver informes más detallados. Si eres gerente en el KMPT, verás el cumplimiento de tu equipo; si eres enfermero, verás enlaces a tus herramientas de revalidación; si eres un miembro del equipo, verás tu información personal de cumplimiento con enlaces directos a lo que necesitas hacer hoy para cumplir con tus requisitos específicos. Hacer que la página de inicio se adapte al KMPT significa que su personal estará activo en la plataforma Totara. Si esto no se logra, los empleados no participarán. Con el aporte de los diseñadores de sitios de Chambury, el sistema de gestión del aprendizaje refleja completamente la imagen de marca local, proporciona accesibilidad total a diferentes usuarios y muestra los bloques de información dinámicos de Chambury.

La presentación de informes es clave para la junta directiva del Kent & Medway health & Social Care NHS Trust. Sus jerarquías de ESR se cargaron en Totara como parte de la implementación y se actualizaron automáticamente a través de Active Directory; los bloques de información dinámicos de Chambury le permiten a la organización visualizar todos sus niveles jerárquicos, hasta el del personal y su cumplimiento, con informes porcentuales en formatos RAG (red-amber-green, rojo-ámbar-verde). Los gráficos dinámicos en tiempo real de Totara hacen que la carga de trabajo de los equipos de administración del KMPT sea más liviana.

Es un detalle pequeño, pero la paleta de colores del KMPT se aplicó a cada bloque de información para que el formato RAG coincidiera con la marca y que los colores coincidieran con los límites porcentuales de la organización, es decir, que pudieran configurar ROJO hasta un 50%, ÁMBAR hasta un 75%, etc. Junto con los bloques RAG personales y los bloques de lanzamiento codificados por color, esto hace que todos los usuarios sepan qué hacer y cuándo. Se mantiene el cumplimiento del KMPT. Siempre.

Al igual que todas las organizaciones del Servicio Nacional de Salud del Reino Unido (NHS), el KMPT tiene que ser cuidadoso con su presupuesto, ya que sus fondos deben estar al servicio del paciente. Si bien el sistema de gestión del aprendizaje ayuda en este sentido, la capacitación debe ser eficiente y cumplir con los requisitos presupuestarios. Al ser de código abierto, Totara Learn es una solución rentable para el fideicomiso que, tras un exhaustivo proceso de adquisición, eligió asociarse con Chambury Learning Solutions, un Partner Platinum con sede en el Reino Unido. Trabajar con Chambury también permitió al KMPT tener a su alcance muchísimos recursos de contenido nacional de aprendizaje electrónico de libre disponibilidad, sin costo adicional, a los que los usuarios pueden acceder las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año a través de un proceso fluido con informes completos. La organización también está probando conferencias web utilizando Totara y otras herramientas de código abierto que no generan costos adicionales.

El resultado

El Kent & Medway Partnership and Social Care NHS Trust puso en marcha su plataforma de Totara Learn en septiembre de 2018. En solo 3 meses, estaban disfrutando de más del 81,3% de participación del usuario y un promedio de 88,64% de cumplimiento con toda la capacitación principal. Bastante notable.

Incorporació: los nuevos miembros del equipo ven su tablero de inducción que les presenta la organización y el programa de aprendizaje requerido que los nuevos empleados deben completar. Una vez que hayan finalizado estos programas, serán ubicados en la audiencia adecuada y se les presentará un tablero personalizado.

Personal externo: los usuarios externos a la organización, como los médicos y enfermeros practicantes, pueden iniciar sesión y obtener acceso a cursos locales a través de tableros específicos. Esto pone el aprendizaje dentro del sistema de gestión del aprendizaje al alcance de una audiencia externa, para que puedas brindar capacitación presencial, seminarios, conferencias y aprendizaje en línea a tus estudiantes, voluntarios y personal de reemplazo.

Personal no clínico: este personal puede ver tableros que muestran bloques totalmente interactivos que ilustran su cumplimiento individual con toda la capacitación obligatoria, con información de portafolio electrónico y evaluación, a través de un solo clic desde la página de inicio.

Personal clínico y médico: el personal clínico y médico calificado puede ver tableros que muestran su cumplimiento individual con toda la capacitación principal que le corresponde, con información adicional de desarrollo profesional permanente, portafolio electrónico, revalidación, evaluación, supervisión y licencia de estudios, todo a través de un solo clic desde estos tableros principales.

Gerentes: al iniciar sesión, los gerentes ven inmediatamente su información de cumplimiento, así como datos gráficos totalmente interactivos de sus subordinados directos e indirectos que les informan sobre el cumplimiento general de su equipo y equipo extendido sin tener que hacer más clics. Esto les brindar al instante las herramientas necesarias para mejorar el cumplimiento de su propio personal. Cuando los gerentes ven ROJO, actúan. Cuando ven VERDE, pueden relajarse.

Gerentes sénior y miembros de la Junta: tienen informes al alcance de la mano con funcionalidad de exportación completa. En tablas dinámicas que se pueden usar de inmediato sin ningún conocimiento de Excel.

Administradores: los administradores del sistema tienen su propio tablero que incluye enlaces directos dentro del sistema a áreas de utilización frecuente. El fideicomiso no necesita depender por completo de Chambury para esto, ya que el diseño permite que los administradores puedan gestionar los tableros de manera local y que todos los bloques puedan mezclarse y combinarse para formar una serie de tableros interactivos específicos y cumplir con los requisitos profesionales actuales del personal y de la organización.

“Desde la introducción de iLearn, el 76% de nuestro personal ha accedido al sistema en solo 12 semanas, y esto ya ha generado un mejor cumplimiento con la capacitación esencial basada en el aprendizaje electrónico.   Tras el accedo del personal, este es llevado directamente a su tablero, donde ven de inmediato las capacitaciones esenciales con las que están al día, las que están por vencer y las que están desactualizadas.  Este sistema está generando una cultura de cambio, lo que hace que los empleados sean responsables de su propio aprendizaje y les permite gestionarlo de manera efectiva.  La facilidad para reservar sesiones en el aula y completar sesiones de aprendizaje electrónico ha revolucionado la forma en que se accede a la capacitación en todo el KMPT. Los gerentes pueden acceder a los informes en tiempo real y ver inmediatamente dónde necesitan enfocar su atención, así como también qué miembros del personal están haciendo cuál capacitación para poder planificar mejor los turnos de trabajo. Desde el punto de vista de la gestión del aprendizaje, iLearn nos ha dado la capacidad de administrar mejor el cumplimiento para planificar mejor qué capacitación ofrecemos y dónde.  Nos ha permitido acceder a la amplia gama de contenido de aprendizaje electrónico nacional del NHS, que anteriormente no podíamos usar”-