{"id":68020,"date":"2022-11-24T21:29:10","date_gmt":"2022-11-24T21:29:10","guid":{"rendered":"https:\/\/staging.totara.fortyapp.com\/customer-stories\/automatisierung-von-hr-daten-in-totara-integration-mit-powerbi-und-dem-nhs-esr\/"},"modified":"2025-06-16T08:57:53","modified_gmt":"2025-06-16T08:57:53","slug":"automatisierung-von-hr-daten-in-totara-integration-mit-powerbi-und-dem-nhs-esr","status":"publish","type":"customer-story","link":"https:\/\/staging.totara.fortyapp.com\/de\/kunden\/automatisierung-von-hr-daten-in-totara-integration-mit-powerbi-und-dem-nhs-esr\/","title":{"rendered":"Automatisierung von HR-Daten in Totara, Integration mit PowerBi und dem NHS ESR"},"content":{"rendered":"\n
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Dieser Kundenbericht wurde urspr\u00fcnglich von Chambury Learning erstellt, das jetzt zu Think Learning geh\u00f6rt, nachdem <\/i>Totaras \u00dcbernahme 2024<\/i><\/a> der beiden in Gro\u00dfbritannien ans\u00e4ssigen Partner.<\/i><\/p>\n

Das UCLH<\/strong> (University College London Hospitals NHS Foundation Trust) im Herzen Londons ist einer der gr\u00f6\u00dften NHS-Trusts im Vereinigten K\u00f6nigreich und bietet erstklassige Akut- und Spezialdienste.<\/p>\n

\n Unser Ziel ist es, eine erstklassige Patientenversorgung, exzellente Ausbildung und Forschung von Weltrang zu bieten.<\/strong>\n <\/p>\n

In Partnerschaft mit dem University College London (UCL) sind wir eines der f\u00fcnf umfassenden biomedizinischen Forschungszentren des Landes. Wir sind Mitglied von UCL Partners, einem Zusammenschluss einiger der weltbekannten medizinischen Forschungszentren und Krankenh\u00e4user in Gro\u00dfbritannien. <\/p>\n

Die Herausforderung<\/h3>\n

Das UCLH stand vor der Herausforderung, aktuelle Benutzerdaten in Totara<\/a><\/strong> zu halten, indem sie mit dem NHS ESR synchronisiert werden. Diese Synchronisierung gew\u00e4hrleistet genaue Daten in Power BI, die t\u00e4glich die Einhaltung der CSTF-Schulungspflicht widerspiegeln. <\/p>\n

Der Prozess umfasste die manuelle Extraktion von Datens\u00e4tzen aus dem NHS ESR f\u00fcr 16.000 Mitarbeiter. Anschlie\u00dfend waren umfangreiche Datenbereinigungen, Formatierungen und manuelle Uploads in Totara erforderlich, was ein hohes Risiko von Fehlern durch menschliche Eingriffe mit sich brachte. <\/p>\n

Das UCLH erkannte den Bedarf an schlankeren L\u00f6sungen und versuchte, Totara in andere interne Systeme zu integrieren. Dadurch sollte der Synchronisierungsprozess automatisiert, manuelle Eingriffe reduziert und die Datengenauigkeit verbessert werden. <\/p>\n

Durch die Implementierung eines integrierten Systems stellt das UCLH einen nahtlosen Datenfluss zwischen ESR und Totara sicher, was die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten in Echtzeit erleichtert und eine genaue Berichterstattung \u00fcber die Einhaltung der CSTF-Schulungen erm\u00f6glicht. Diese strategische Initiative mindert nicht nur das Fehlerrisiko, sondern optimiert auch die betriebliche Effizienz. <\/p>\n

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Die L\u00f6sung<\/h3>\n

Die Zusammenarbeit mit dem Workforce Intelligence Team erm\u00f6glichte einen t\u00e4glichen SQL-Bericht, der in Kombination mit anderen internen Datenquellen die vollst\u00e4ndige Automatisierung von Datenbereinigungsprozessen erm\u00f6glicht.<\/p>\n

Dieser Ansatz stellt sicher, dass die Datens\u00e4tze so genau wie m\u00f6glich bleiben, wobei die Benutzerprofile mit Totara Audiences verkn\u00fcpft werden, um die zugewiesenen Schulungen auf der Grundlage des Core Skills Training Framework (CSTF), einer obligatorischen Anforderung im NHS, vollst\u00e4ndig wiederzugeben.<\/p>\n

Um das Hochladen des Berichts in Totara zu automatisieren, ging das UCLH eine Partnerschaft mit Think Learning<\/strong> ein und implementierte deren automatisches HR-Import-Plugin. Diese Integration erm\u00f6glichte einen nahtlosen Datentransfer und stellte sicher, dass die Personalprofile in Totara kontinuierlich mit den neuesten und genauen Informationen aus ESR aktualisiert wurden. <\/p>\n

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Durch diese Implementierung entf\u00e4llt die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe, wodurch Fehler bei der Dateneingabe minimiert werden und die Genauigkeit gew\u00e4hrleistet ist. Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe und -korrektur wurde die Integrit\u00e4t der Daten erheblich verbessert. Dadurch wurde auch sichergestellt, dass die Ausz\u00fcge direkt zu den Quellen des Trusts zur\u00fcckverfolgt werden k\u00f6nnen, so dass eine \u00dcbereinstimmung mit der Struktur und den Hierarchien des Trusts gew\u00e4hrleistet ist. <\/p>\n

So erhalten Sie eine zuverl\u00e4ssige Grundlage f\u00fcr die Entscheidungsfindung und die \u00dcberwachung der Einhaltung von Vorschriften.
\nDurch die Nutzung der Berichterstattung kann UCLH zuverl\u00e4ssig Daten generieren, die die Organisationshierarchie genau widerspiegeln und so eine fundierte Entscheidungsfindung auf allen Ebenen der Organisation in Bezug auf die Aus- und Weiterbildung erm\u00f6glichen.<\/p>\n

Dar\u00fcber hinaus hat das UCLH die bidirektionale automatisierte ESR-Schnittstelle von Think implementiert, die direkt mit NHS England entwickelt wurde und die \u00dcbertragung von CSTF-Datens\u00e4tzen (obligatorische Schulungen) f\u00fcr Mitarbeiter erm\u00f6glicht, die bereits in anderen NHS-Organisationen die Anforderungen erf\u00fcllt haben. Dadurch wird die Genauigkeit und Vollst\u00e4ndigkeit der Aufzeichnungen \u00fcber die Mitarbeiterschulung in Totara weiter verbessert und sichergestellt, dass z. B. medizinisches Personal, das die Anforderungen in anderen NHS Trusts erf\u00fcllt hat, seinen Pflichten nachkommen kann, ohne die Schulung wiederholen zu m\u00fcssen, was die Zeit, die es mit den Patienten verbringt, verl\u00e4ngert. <\/p>\n

Durch den Einsatz integrierter L\u00f6sungen ist UCLH in der Lage, Daten aus einer PostGreSQL Replica-Datenbank, die parallel zu Totara l\u00e4uft, in das Datenberichtssystem Power BI zu exportieren. Dies erm\u00f6glicht den leitenden Managern in der gesamten Organisation den Zugriff auf aktuelle, genaue Daten, die eine fundierte Entscheidungsfindung erm\u00f6glichen und sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen effektiv erf\u00fcllt werden. <\/p>\n

Die Ergebnisse<\/h3>\n

Die Implementierung war f\u00fcr das UCLH ein bemerkenswerter Erfolg. Totara wird jetzt t\u00e4glich mit genauen Benutzerdaten gepflegt, einschlie\u00dflich genau zugewiesener CSTF-Schulungsanforderungen, die auf die Rollen abgestimmt sind. Die Manager profitieren von einer genauen Darstellung ihrer Teams, was eine effektive Ressourcenzuweisung erleichtert. <\/p>\n

Automatisierung erm\u00f6glicht die t\u00e4gliche Erstellung neuer Benutzerkonten und erleichtert Onboarding-Prozesse<\/strong><\/a> die sechs Wochen vor dem Starttermin liegen, was die Effizienz erh\u00f6ht und den Verwaltungsaufwand verringert.<\/p>\n

Die M\u00f6glichkeit, Schulungen zu exportieren Compliance<\/a><\/strong> Daten t\u00e4glich in Power BI zu exportieren, erm\u00f6glicht Entscheidungstr\u00e4gern verwertbare Erkenntnisse. Der Echtzeiteinblick in die Einhaltung von Schulungsvorschriften erm\u00f6glicht proaktive Ma\u00dfnahmen und stellt sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen erf\u00fcllt werden. <\/p>\n

Die erfolgreiche Implementierung dieser Prozesse verbessert die Datengenauigkeit, die betriebliche Effizienz und die Entscheidungsf\u00e4higkeit erheblich.<\/p>\n

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Die Einrichtung einer kombinierten Datenquelle erm\u00f6glichte die Aufnahme wichtiger eindeutiger Identifikatoren, die den Abgleich der Benutzer mit den zentralen HR-Daten erleichtern. Diese F\u00e4higkeit unterst\u00fctzt die nahtlose \u00dcbertragbarkeit von Schulungsdaten vor dem Starttermin neuer Mitarbeiter und verbessert den Onboarding-Prozess, um einen reibungsloseren \u00dcbergang f\u00fcr neue Mitarbeiter zu gew\u00e4hrleisten. <\/p>\n

Diese Integration war besonders f\u00fcr medizinische und zahnmedizinische Mitarbeiter von Vorteil, da diese h\u00e4ufig innerhalb des NHS wechseln. Durch den Abgleich der Benutzer mit ESR stellt UCLH sicher, dass diese Mitarbeiter keine Schulungen wiederholen m\u00fcssen, die sie bereits absolviert haben. Dies war eine gro\u00dfe Herausforderung bei der Rationalisierung der Onboarding-Prozesse f\u00fcr medizinisches und zahnmedizinisches Personal, was letztendlich die Erfahrungen verbessert und den Verwaltungsaufwand reduziert. <\/p>\n

Die Einf\u00fchrung automatisierter Prozesse hat zu einer erheblichen Zeitersparnis und betrieblichen Effizienz gef\u00fchrt<\/strong>:<\/p>\n

Geringerer Verwaltungsaufwand: Durch die Automatisierung entf\u00e4llt die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe und des Abgleichs. Dadurch wurden Verwaltungsressourcen freigesetzt, so dass sich die Mitarbeiter auf strategischere Initiativen konzentrieren k\u00f6nnen.
\nRedundante Schulungen entfallen: Neue Mitarbeiter, die ihre Ausbildung bei anderen NHS-Organisationen absolviert haben, m\u00fcssen die bereits absolvierten Schulungen nicht mehr in der erforderlichen H\u00e4ufigkeit wiederholen. Dies gew\u00e4hrleistet eine effizientere Einarbeitung und vermeidet unn\u00f6tige Doppelarbeit. <\/p>\n

Verbesserte Compliance-Berichterstattung: Mit der Automatisierung werden Compliance-Daten in Power BI exportiert, was die Erstellung von Live-Berichts-Dashboards erm\u00f6glicht. Das spart Zeit und bietet zudem Echtzeit-Einblicke in Compliance-Daten, die eine fundiertere Entscheidungsfindung und proaktive Interventionen erm\u00f6glichen.<\/p>\n

Insgesamt zeigen diese Verbesserungen die transformative Wirkung der Automatisierung auf die betriebliche Effizienz und das Compliance-Management am UCLH.<\/p>\n

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\u201eDie Automatisierung des Datenflusses in und aus unserem Learning Management System (LMS) hat dem UCLH und der gesamten NHS-Gemeinschaft eine Reihe von Vorteilen gebracht. Der Eingriff hat den Onboarding-Pfad unserer Mitarbeiter unterst\u00fctzt und die Bildungserfahrung f\u00fcr alle UCLH-Mitarbeiter verbessert. Sie hat es unserem Bildungsteam auch erm\u00f6glicht, strategischer \u00fcber k\u00fcnftige LMS-Entwicklungen nachzudenken und die Sicherheit von Patienten und Mitarbeitern in den Mittelpunkt unseres Handelns zu stellen.\u201c
\n<\/span><\/p>\n<\/blockquote>\n

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\n Matthew Nolan,<\/strong>\n
\n Leiter der Bildungsdienste am UCLH <\/figcaption>\n <\/figure>\n <\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"featured_media":0,"template":"","tax\/tags":[574,626,559,576,557],"tax\/countries":[217],"tax\/sectors":[262],"org-size":[242],"tax\/solutions":[286],"tax\/topics":[],"tax\/industries":[],"class_list":["post-68020","customer-story","type-customer-story","status-publish","hentry"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/staging.totara.fortyapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/customer-stories\/68020","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/staging.totara.fortyapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/customer-stories"}],"about":[{"href":"https:\/\/staging.totara.fortyapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/customer-story"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/staging.totara.fortyapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=68020"}],"wp:term":[{"taxonomy":"tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging.totara.fortyapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/tags?post=68020"},{"taxonomy":"country","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging.totara.fortyapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/countries?post=68020"},{"taxonomy":"sector","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging.totara.fortyapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/sectors?post=68020"},{"taxonomy":"org-size","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging.totara.fortyapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/org-size?post=68020"},{"taxonomy":"solution","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging.totara.fortyapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/solutions?post=68020"},{"taxonomy":"topic","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging.totara.fortyapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/topics?post=68020"},{"taxonomy":"industry-tax","embeddable":true,"href":"https:\/\/staging.totara.fortyapp.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tax\/industries?post=68020"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}