Kent and Medway NHS and Social Care Partnership Trust sichert Compliance durch angepasste Lerninhalte

Kent and Medway NHS and Social Care Partnership Trust bietet in Zusammenarbeit mit dem Kent County Council psychische Gesundheits- und soziale Fürsorgedienste für die Grafschaft Kent an. In Medway arbeitet man eng mit den örtlichen Behörden zusammen, um gemeinsam Gesundheits- und Sozialfürsorgedienste anzubieten.Der Trust für mentale Gesundheit gehört zu den größeren des Landes, deckt ein Gebiet von 1.450 Quadratmeilen ab und versorgt 1,7 Millionen Menschen in Kent und Medway. Er beschäftigt 3.318 angestellte und 228 externe Mitarbeiter in 66 Gebäuden an 33 Standorten.

Die Herausforderung

Als eine Organisation, die Gesundheitsdienstleistungen für die Öffentlichkeit bereitstellt, wird der KMPT regelmäßig von der Care Quality Commission (CQC) inspiziert. Inspektionen können nach festen Zeitplänen oder ad-hoc stattfinden. Dies erfordert, dass der Trust jederzeit Echtzeit-Zugriff auf Compliance-Berichte hat, dass den Mitarbeitern und ihren Managern Echtzeit-Daten zur Verfügung stehen und dass die Mitarbeiter ihr Lernmanagementsystem einfach und problemlos nutzen können, um bezüglich ihrer gesetzlich vorgeschriebenen, obligatorischen und wichtigen Schulungen auf dem Laufenden zu bleiben.Fachkräfte im Gesundheitswesen sind vielbeschäftigte Menschen. Sie müssen sich um Patienten kümmern, deren Familien unterstützen und stehen unter dem Druck, nicht nur interne, sondern auch nationale Ziele zu erfüllen. Die Teilnahme an Schulungen in Verbindung mit ihrer Rolle und den lokalen Compliance-Anforderungen ist in den meisten Fällen zweitrangig. Lerninhalte müssen daher einfach zugänglich, leicht verständlich und schnell sein.Für den KMPT hatte das Nutzerengagement beim Einsatz von Totara Learn eine besonders hohe Priorität, denn dieses Engagement trägt entscheidend zu effektiven Schulungen und Compliance bei. Diese wiederum machen die Arbeit so effizient wie möglich und tragen zur Erfüllung der Unternehmensziele bei, ohne das Unternehmen zu überlasten.

Die Lösung

Totara Learn und die von Chambury Learning Solutions bereitgestellten angepassten Plugins sind der Schlüssel für das sehr hohe Nutzerengagement des KMTP – die Endnutzer finden nun alle notwendigen Informationen auf ihren angepassten Startseiten bzw. maximal ein oder zwei Klicks von der Startseite entfernt. Das bedeutet, dass Endnutzer und Management ihre Compliance-Werte am Anmeldepunkt sehen und sofort erforderliche Maßnahmen ergreifen können – mit minimalem Systemwissen und geringem Zeitaufwand. Den Nutzern wird ihre eigene Compliance angezeigt, die Manager sehen sowohl ihre eigenen als auch die Daten ihrer direkt/indirekt unterstellten Mitarbeiter. Das verbessert die Compliance der gesamten Organisation.

Alle Nutzer kommen gut mit dem System zurecht und können ihre Compliance einsehen sowie ihre Lerninhalte nahtlos aktualisieren, ohne Systemkenntnisse zu benötigen. Einfach zugänglich und leicht verdaulich. Nachgewiesen durch Statistiken zu Compliance und Nutzerengagement. Das betrifft nicht nur die Kernfunktionen des Systems. Es umfasst auch grafische Indikatoren zur Information der Mitarbeiter und Manager über die Compliance sowie Bereiche, in denen persönliche Lernprozesse aufgezeichnet und der gesamte Lernverlauf sowie notwendige Compliance-Aktivitäten eingesehen werden können. Zugleich wird den Endnutzern das Lernen dort erspart, wo sie bereits konform sind und vorerst nichts tun müssen.Die Mitarbeiter benötigen außerdem in regelmäßigen Abständen Erinnerungen an ihre Schulungen. Diese gehen auch an ihre Vorgesetzten, falls sie Termine verpassen. Totara Learn ermöglicht dies mit vollständig anpassbaren Nachrichten. Chambury Learning Solutions ergänzt dies durch nutzerdefinierte Plugins, die Erinnerungen an Jahrestage zwecks Beurteilungen und andere, nicht auf Schulungen bezogene Funktionen verwalten.

Dashboards sind eine intuitive Möglichkeit, die wichtigsten Informationen auf der LMS-Schnittstelle in einfacher Sprache bereitzustellen. Dabei kann es sich um Erneuerungs-, Sonder- oder Beurteilungs-Compliance handeln, die entweder durch grafische Darstellungen oder kontextbezogene Daten angezeigt wird. Alles ist komplett interaktiv und enthält Links zum Anzeigen detaillierter Berichte. Als Manager bei KMPT sieht man die Compliance des eigenen Teams. Als Pflegekraft sieht man Links zum eigenen Revalidierungs-Toolkit. Als Mitarbeiter sieht man seine persönliche Compliance mit direkten Links zu dem, was man heute tun muss, um Compliance zu erreichen. Die Startseite für den KMPT „richtig“ zu gestalten, heißt, dass seine Mitarbeiter mit Totara interagieren. Sie falsch zu gestalten bedeutet, dass sie dies nicht tun. Dank der Zusammenarbeit mit den Website-Designern von Chambury bildet das LMS das lokale Branding vollständig ab, ist unbegrenzt zugänglich für verschiedene Nutzergruppen und zeigt die dynamischen Infoblöcke von Chambury an.

Die Berichterstellung hat oberste Priorität für den Vorstand des Kent & Medway Health & Social Care NHS Trust. Seine ESR-Hierarchien wurden zu Beginn in Totara geladen und automatisch über Active Directory aktualisiert. Die dynamischen Info-Blöcke von Chambury ermöglichten das Durchdringen seiner Hierarchie mit prozentualen Berichten über alle Ebenen bis hinunter zu den tatsächlichen Mitarbeitern und deren Compliance in RAG-Formaten [rot-amber-grün]. Echtzeit-Pivots in Totara erleichtern den Admin-Teams des KMPT die Arbeit.Ein kleines, aber erwähnenswertes Detail ist, dass die KMPT-Farbpalette auf alle Info-Blöcke angewendet wurde. Daher stimmt das RAG-Format mit der Marke überein und die Farben sind auf die lokalen prozentualen Grenzwerte abgestimmt, d. h. ROT kann auf bis zu 50 %, AMBER auf bis zu 75 % [und so weiter] eingestellt werden. In Verbindung mit persönlichen RAG-Blöcken und farbcodierten Startblöcken bedeutet dies, dass alle Nutzer wissen, was wann zu tun ist. Die Compliance des Trusts sichern. Jederzeit.

Wie alle NHS-Organisationen muss auch der KMPT sein Budget sorgfältig planen und sein Geld muss die Patientenversorgung sichern. Auch wenn dies vom LMS unterstützt wird, sollten die Schulungen effizient sein und die Budgetanforderungen erfüllen. Da Totara Learn als Open Source eine kostengünstige Lösung für den Trust ist, entschied man sich nach einer gründlichen Beschaffungsprüfung für eine Zusammenarbeit mit dem britischen Platin-Partner Chambury Learning Solutions. Die Zusammenarbeit mit Chambury ermöglichte dem KMPT auch den Zugang zu einer riesigen Ressource frei verfügbarer nationaler E-Learning-Inhalte ohne zusätzliche Kosten, auf welche die Lernenden rund um die Uhr in einem nahtlosen Prozess mit vollständiger Berichterstattung zugreifen können. Man experimentiert auch mit Webkonferenzen unter Verwendung von Totara und anderen Open-Source-Tools, die keine zusätzlichen Kosten verursachen.

Die Ergebnisse

Der Kent & Medway Partnership and Social Care NHS Trust ging im September 2018 live mit Totara Learn. Innerhalb von drei Monaten stieg das Nutzerengagement auf 81,3 % und die Compliance auf durchschnittlich 88,64 % für alle zentralen Schulungen. Sehr beachtlich!

Onboarding:

Neue Teammitglieder sehen ihr Onboarding-Einweisungs-Dashboard, das sie in die Organisation und das obligatorische Lernprogramm, das sie als „neue Mitarbeiter“ absolvieren müssen, einweist. Sobald sie diese Programme abgeschlossen haben, werden sie in ihrer entsprechenden Zielgruppe platziert. Dort wird ihnen ihr angepasstes Dashboard angezeigt.

Externe Mitarbeiter:

Nutzer, die nicht direkt zur Organisation gehören, wie z. B. Ärzte und Pflegekräfte in der Ausbildung, können sich anmelden und über dedizierte Dashboards Zugang zu lokalen Kursen erhalten. Dadurch werden die Lerninhalte im LMS für ein externes Publikum geöffnet und Studenten, Freiwillige und Mitarbeiter vor Ort haben Zugang zu Präsenzschulungen, Seminaren, Konferenzen und Online-Lerninhalten.

Nicht-klinische Mitarbeiter:

Den Mitarbeitern werden Dashboards mit vollständig interaktiven Blöcken angezeigt, die ihre persönliche Compliance bei obligatorischen Schulungen veranschaulichen – mit E-Portfolio- und Beurteilungsinformationen, die nur einen Klick von ihrer Startseite entfernt sind.

Klinische und medizinische Mitarbeiter:

Qualifizierten klinischen und medizinischen Mitarbeitern werden Dashboards angezeigt, die ihre persönliche Compliance bei gezielten Kernschulungen verdeutlichen – mit zusätzlichen CPD-, E-Portfolio-, Revalidierungs-, Beurteilungs-, Aufsichts- und Studienurlaubsinformationen, alle nur einen Klick vom Haupt-Dashboard entfernt.

Manager:

Manager sehen sofort nach der Anmeldung ihre eigene Compliance, können jedoch zusätzlich die vollständig interaktiven grafischen Daten ihrer direkten und indirekten Mitarbeiter einsehen. So bleiben sie ohne weitere Klicks über ihr Team und die allgemeine Team-Compliance auf dem Laufenden. Sie erhalten unverzüglich die notwendigen Tools zur Verbesserung der Compliance des eigenen Personals. Wenn Manager ROT sehen, handeln sie. Wenn Manager GRÜN sehen, können sie sich zurücklehnen.

Leitende Manager und Vorstandsmitglieder:

Berichte mit umfassenden Exportfunktionen auf Knopfdruck. In Pivot-Tabellen zur sofortigen Verwendung ohne Excel-Kenntnisse.

Administratore:

Systemadministratoren haben ein eigenes Dashboard, das direkte Links zu den Bereichen des Systems enthält, die häufig genutzt werden. Man ist dazu nicht komplett auf Chambury angewiesen, denn alles ist so konzipiert, dass die Administratoren die Dashboards lokal verwalten und alle Blöcke gemischt und angepasst werden können. So kann eine Reihe von gezielten interaktiven Dashboards, die den laufenden Bedarf der Organisation und die beruflichen Anforderungen der Mitarbeiter erfüllen, erstellt werden.

„In den 12 Wochen seit der Einführung von iLearn haben 76 % unserer Mitarbeiter auf das System zugegriffen, was bereits zu einer verbesserten Compliance durch wichtige Schulungen auf E-Learning-Basis geführt hat.   Nach der Anmeldung werden die Mitarbeiter direkt zu ihrem Dashboard geleitet, wo sie sofort sehen, welche obligatorischen Schulungen sie absolviert haben, welche bald auslaufen und welche nicht mehr aktuell sind.  Dieses System fördert eine Kultur der Veränderung, die Mitarbeiter für ihr eigenes Lernen verantwortlich macht und ihnen eine effektive Verwaltung des Lernprozesses ermöglicht.  Die einfache Buchung von Präsenzschulungen und das einfache Durchlaufen von E-Learning-Sitzungen hat den Zugang zu Schulungen im gesamten Trust revolutioniert. Manager können in Echtzeit auf Berichte zugreifen und sofort sehen, worauf sie ihre Aufmerksamkeit richten müssen. Außerdem wird ihnen angezeigt, welche Mitarbeiter an welchen Schulungen teilnehmen, damit sie ihre Arbeitszeiten besser planen können. Aus Sicht des Lernmanagements hat uns iLearn die Möglichkeit gegeben, die Compliance besser zu verwalten und besser zu planen, welche Schulungen wir anbieten und wo.  Es hat uns Zugang zu den zahlreichen E-Learning-Inhalten des National NHS ermöglicht, die wir bisher nicht nutzen konnten“ – Leiter für Lernen und Entwicklung, Kent & Medway NHS & Social Care Partnership Trust