Mit dem Inkrafttreten der DSGVO der EU am 25. Mai 2018 werden viele Organisationen ihre Software (einschließlich ihrer Lernmanagementsysteme) aktualisieren wollen, um DSGVO-konform zu sein. Und selbst wenn diese neuen Vorschriften Sie und Ihre Nutzer nicht betreffen, gibt es viele Gründe, warum Sie Ihre Lernsoftware aktualisieren sollten.Die Komplexität, der Zeitaufwand, die Kosten und die Ressourcen, die für ein Upgrade erforderlich sind, hängen von verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehört z. B., ob Ihre Website angepasst wurde – entweder über Plugins oder Codeänderungen – oder ob andere Systemintegrationen gepflegt werden müssen. Dieser Beitrag enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, damit Sie beim nächsten Upgrade Ihres Lernmanagementsystems Best Practices befolgen können.
1. Identifizieren und Einbeziehen Ihrer Interessenvertreter
Das gilt sowohl für interne als auch für externe Interessenvertreter. Endnutzer, Kursleiter, Content-Entwickler, Administratoren, Support- und Hosting-Teams, QA- und Testteams, Systemeigentümer, externe Lieferanten und Servicepartner. Finden Sie heraus, wie die einzelnen Gruppen mit dem System interagieren, wie sich ein Upgrade auf sie auswirkt und welches Maß an fortlaufender Einbeziehung notwendig sein könnte.
2. Planung der Änderungskontrolle
Neben der technischen Arbeit, die mit der Aktualisierung Ihres Systems verbunden ist, stellt eine effektive Änderungskontrolle wahrscheinlich die größte Herausforderung im Zusammenhang mit einem Software-Upgrade dar. Es kann schwierig sein, das richtige Gleichgewicht zwischen der angemessenen Menge an Kommunikation bzw. Beratung auf der einen Seite und zu vielen Details für die Interessenvertreter auf der anderen Seite zu finden. Erwägen Sie die Zuweisung eines speziellen Managers für Änderungskontrolle für den Prozess und schließen Sie die Entwicklung eines Kommunikationsplans und eines Projektplans (zumindest) auf hoher Ebene als Ziele für diese Rolle ein.
3. Überprüfen Ihrer Website
Eine Website-Prüfung beinhaltet die Inventur aller Anpassungen auf der Website. Identifizieren Sie alle nutzerdefinierten Entwicklungen und beschaffen Sie sich die Spezifikationen und andere relevante Dokumente in Bezug auf diese Projekte. Bewerten Sie jede Entwicklung bezüglich Upgrade bzw. Neuimplementierung. Ist diese Anpassung Teil des Kernsystems oder wurde sie als Plugin entwickelt? Ist diese Funktion (oder etwas sehr Ähnliches) jetzt in der neuen Softwareversion verfügbar? Gilt die aktuelle Entwicklung oder der geschäftliche Bedarf für diese Funktion noch? Ist Ihre Software in andere Systeme oder Anwendungen integriert?
4. Festlegen der Upgrade-Anforderunge
Müssen Sie auf Grundlage Ihrer Website-Überprüfung Anpassungen und Integrationen neu entwickeln oder maßgeschneiderte Plugins aktualisieren? Müssen Sie historische Daten aus diesen Anpassungen zulassen? Können Sie von Ihrer aktuellen Version auf die neueste Version der Software aktualisieren oder müssen Sie zuerst auf eine neuere Version upgraden? Überprüfen Sie die technischen Spezifikationen der neuen Software – müssen Sie als Teil des Upgrades etwas aktualisieren, installieren oder kaufen? Müssen (oder möchten) Sie auch Ihr Thema/Design aktualisieren oder wird es mit der aktualisierten Version funktionieren?
5. Erstellen eines Upgrade-Plans
Wer wird das Upgrade durchführen? Was muss aktualisiert werden? Was muss neu entwickelt werden? Muss etwas neu entwickelt werden? Wie wird das Upgrade durchgeführt? Gibt es eine Anleitung für das Upgrade vom Softwareanbieter? Wie viel Zeit, welche Mitarbeiter, welche Ressourcen und welches Budget müssen Sie für den Upgrade-Prozess aufbringen?
6. Erstellen eines Einführungsplans
Wann wird das Upgrade durchgeführt? Wird es einen Ausfall geben? Wie lange wird dieser dauern? Welche Art von Nachricht muss an die Interessenvertreter weitergegeben werden? Wie wird der Einführungsprozess aussehen? Wie sieht Ihr Rollback-Plan aus?
7. Erstellen von Sicherungskopien von allem
Speichern Sie diese Sicherungskopie an einem besonders sicheren Ort. Sichern Sie erneut und speichern Sie diese Datei an einem anderen sicheren Ort.
8. Durchführen eines Test-Upgrades
Die beste Methode, um festzustellen, ob während des Upgrades Probleme auftreten, ist die Aktualisierung einer Kopie der Live-Site. Dabei können Sie alle Code- und/oder Datenbankkonflikte identifizieren und herausfinden, wo noch Nacharbeit erforderlich ist. Es ist wichtig, genügend Zeit für diesen Schritt einzuplanen und die relevanten Interessengruppen darin einzubeziehen.
9. Upgrade einer Staging-Site
Sobald der technische Aspekt des Upgrades abgeschlossen ist und alle Probleme behoben wurden, sollte das Upgrade auf einer Kopie der Live-Site in einer Staging- oder Testumgebung durchgeführt werden. Denken Sie daran, alle E-Mail-Prozesse zu deaktivieren, damit Nutzer keine Nachrichten im Rahmen der Tests erhalten, und stellen Sie sicher, dass nur zugelassene Nutzer Zugang zur Staging-Site haben.
10. Durchführung von Tests
Dazu gehören funktionale, nicht-funktionale und technische Tests, Qualitätssicherungs-, Datenintegritäts-, Sicherheits-, Leistungs- und Designtests, einschließlich Browser- und Gerätetests. Für den Testprozess ist ein gemeinsamer Mechanismus zur Erfassung und Nachverfolgung von Fehlern von entscheidender Bedeutung. Probleme sollten detailliert beschrieben werden, über eine eindeutige Kennung für Nachverfolgungszwecke und einen aktuellen Status verfügen und bis zu ihrer vollständigen Lösung einer Person zugewiesen sein. Es ist außerdem wichtig, Zeit für Nutzerakzeptanztests einzuplanen und die Erwartungen im Zusammenhang mit diesen Tests zu verwalten. Obwohl ein aktualisiertes System funktionsfähig sein kann, erfüllt es möglicherweise nicht alle Geschäftsanforderungen, für die es eingeführt wurde.
11. Durchführung der Konfiguratio
Nach der Bereitstellung, Prüfung und Fehlerbehebung Ihrer soeben aktualisierten Staging-Site benötigen die Administratoren einige Zeit zur korrekten Konfiguration aller neuen Funktionen, die durch die Updates eingeführt wurden. Dies kann das Ein- oder Ausschalten von Funktionen und das Aktualisieren von Einstellungen zur optimalen Anpassung an Ihre Nutzer beinhalten.
12. Vorbereitung von Dokumente
Die Vorbereitung von Hilfsdateien oder Nutzerhandbüchern sowie die technische Dokumentation mit detaillierten Angaben zu kundenspezifischen Entwicklungen oder Einsatzanforderungen ist für den Erfolg Ihres aktuellen Upgrades sowie zukünftiger Upgrades von entscheidender Bedeutung. Nutzen Sie die vom Software- oder Ihrem Technologieanbieter bereitgestellte Dokumentation und weisen Sie auf die Unterschiede zwischen den Versionen hin, um wichtige Änderungen in der neuen Version hervorzuheben.
13. Bereitstellung von Schulunge
Die Schulung der richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit erfordert nicht nur angemessene Schulungsressourcen, sondern auch eine angemessene Planung. Die Ausbilder und die Auszubildenden müssen gleichzeitig an einem geeigneten Ort zur Verfügung stehen. Der Umfang, die Art und die Dauer der Schulungen hängen von den Funktionen und Funktionsänderungen für die Endnutzer in Ihrer aktualisierten Software ab. Nützliche Hinweise zur Auswahl eines Schulungsanbieters finden Sie in diesem Artikel.
14. Vorbereitung Ihrer Infrastruktur
Wenn Ihr Upgrade eine Reihe bedeutender Änderungen mit sich bringt oder Sie das Software-Upgrade mit einer Neufreigabe des Systems verbinden, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Hosting-Einrichtung eine höhere Zugriffs- und Nutzungsrate bewältigen kann – wenn auch nur für einen kurzen Zeitraum.
15. Inbetriebnahme
Sie haben verschiedene Optionen für die Inbetriebnahme, darunter die komplette Umstellung oder der Parallelbetrieb des alten und des aktualisierten Systems über einen bestimmten Zeitraum. Beziehen Sie sich auf Ihren Rollout-Plan, um sicherzustellen, dass jeder seine Rolle und Verantwortlichkeiten für die Freigabe kennt.
16. Angebot von Unterstützung
Nach der Einführung eines Upgrades wird wahrscheinlich ein hoher anfänglicher Bedarf an Support-Ressourcen bestehen, da sich die Nutzer mit dem neuen System vertraut machen müssen. Neue Systemfunktionen oder Änderungen an Prozessen und Richtlinien können Veränderungen am laufenden Support erforderlich machen. Stellen Sie sicher, dass das Supportteam über genügend Dokumentation, Schulungen und personelle Abdeckung verfügt, um die Nachfrage nach der Freigabe des Upgrades zu befriedigen. Nützliche Hinweise zur Auswahl eines Support-Anbieters finden Sie in diesem Artikel.
17. Nachbereitung des Upgrades
Es ist wichtig, das Upgrade-Projekt im Nachhinein zu überprüfen, um festzustellen, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen für das nächste Upgrade vorgenommen werden können.Wenn Sie sich auf die Aktualisierung Ihres LMS für die DSGVO vorbereiten, sollten Sie unseren in Zusammenarbeit mit Deloitte verfassten HR-Leitfaden zur DSGVO hier herunterladen.Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf der Website der E-Learning-Branche veröffentlicht.
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