Guinness World Records für DB Lernwelt: Deutsche Bahn setzt Maßstäbe im digitalen Lernbereich

Die Deutsche Bahn AG ist als Mobilitäts- und Transportkonzern das zweitgrößte Transportunternehmen der Welt und der größte Eisenbahnbetreiber und Infrastrukturbesitzer Europas. Die DB AG betreibt den größten Teil des deutschen Schienennetzes und Eisenbahnverkehrs und ist darüber hinaus international im Transport- und Logistikbereich tätig. Der DB-Konzern mit insgesamt über 300.000 Mitarbeitenden umfasst dabei rund 600 verbundene Unternehmen.

Die Herausforderung:

Eine gemeinsame Plattform für alle Zielgruppen und Lernszenarien bei gleichzeitiger administrativer Trennung der einzelnen Bereiche Lernen im DB-Konzern ist vielfältig und kann je nach Zielgruppe, Konzernbereich, Land etc. ganz unterschiedlichen Bedürfnissen folgen:

•  Führungskräfte sollen z. B. selbstgesteuert Trainingsangebote auswählen können, die sie fit machen für die digitale Zukunft. Genauso müssen verpflichtende Schulungen und Zertifizierungen z. B. für Triebfahrzeugführer, Gleis- oder Oberleitungsbauer über die Plattform organisiert und die erreichten Abschlüsse lückenlos rechtssicher dokumentiert werden.
• Sowohl Online-Trainings als auch Präsenzschulungen (vor Ort oder virtuell) müssen organisiert und durchgeführt werden können. – Unterschiedliche Anforderungen der einzelnen Konzern-Unternehmen z. B. bei Genehmigungsprozessen, Benachrichtigungen etc. müssen berücksichtigt werden.
• Für Mitarbeitende, die europa- oder weltweit für den DB-Konzern tätig sind muss die Plattform neben Deutsch und Englisch, auch in verschiedenen weiteren Sprachen verfügbar sein.

Bei all dieser Heterogenität war das klare Ziel, eine Lösung auf Basis einer gemeinsamen Plattform bereitzustellen. Dazu waren nicht nur die vielfältigen Anforderungen an eine Lernplattform zu berücksichtigen, sondern auch die Vorgaben des Datenschutzes innerhalb des Konzerns durchgängig umzusetzen. So muss eine Trennung der einzelnen Bereiche erfolgen, die die Sichtbarkeiten auf Nutzer/innen und deren Daten so einschränkt, dass administrative Rollen in ihrem jeweiligen Bereich ausschließlich Zugriff auf die Personen haben, die dem jeweiligen Bereich zugeordnet sind.

Die Lösung:

Um die vielfältigen und komplexen Anforderungen umzusetzen, setzte die Deutsche Bahn nach Evaluation verschiedener weiterer Systeme auf Totara Learn und das Know- how von MULTA MEDIO als erfahrenem Totara-Partner und Spezialist für komplexe Konzernlösungen. Ausschlaggebend für Entscheidung waren dabei die starke OpenSource-Basis von Totara Learn und die Modularität des Systems, welche die Grundlage für die hohe Flexibilität und Anpassbarkeit von Totara Learn bilden. Auch war Totara in der Lage, alle Sprachen, die für den internationalen Einsatz der Lösung erforderlich sind, nativ zu unterstützen.

Der Aufbau der Lösung unter dem Label „DB Lernwelt“ erfolgte dann durch MULTA MEDIO gemeinsam mit weiteren Partnern, wobei MULTA MEDIO als Hauptpartner und Systemintegrator fungiert, der die Verantwortung für die Integration aller Entwicklungen und das Releasemanagement trägt.

Für die Umsetzung der Anforderungen konnte auf die Vielzahl der dafür in Totara vorhandenen Standardmodule zurückgegriffen werden, die z. B. zur Umsetzung der benötigten Lernszenarien (online und in Präsenz) konfiguriert wurden. Bei spezifischeren Anforderungen wurden durch die Spezialisten von MULTA MEDIO individuelle Erweiterungen in Form von Plugins konzipiert, umgesetzt und so in die Gesamtlösung integriert, dass das System trotz der Individualisierungen releasefähig und damit zukunftssicher bleibt. 

Eine besondere Herausforderung stellte hier Umsetzung der Datenschutzvorgaben des DB-Konzerns und die daraus resultierende vollständige administrativer Trennung der einzelnen Bereiche dar. Zur Umsetzung dieser Anforderungen wurde aufbauend auf den Standards von Totara über zusätzliche Plugins eine erweiterte Bereichstrennung, die diese Anforderungen vollständig abdeckt. So wurde z. B. sichergestellt, dass 

• Bereichsadministrator/innen ausschließlich diejenigen Nutzer/innen im System sehen, die organisatorisch dem eigenen Bereich zugeordnet sind oder
• Führungskräfte, die eine Trainerrolle in Kursen übernehmen, dort nur Mitglieder des eigenen Teams einsehen können etc.

Ein wichtiger Baustein bei der Umsetzung der Lösung war schließlich die Integration der „DB Lernwelt“ in die vorhandene IT-Infrastruktur, angefangen vom Import der Nutzerdaten aus verschiedenen HR-Systemen über ein Single-Sign-on bis hin zur Rückübermittlung von Abschlussdaten und Zertifikaten in die elektronische Fachakte der einzelnen Mitarbeitenden. Auch hier erleichterte die offene Architektur von Totara die Umsetzung der fachlichen Anforderungen, z. B. indem Webservice-Schnittstellen um spezifische Funktionalitäten erweitert wurden. 

„Wir brauchten ein mandantenfähiges System, das die völlig unterschiedlichen Anforderungen unserer Einheiten abdeckt – in Deutschland und auch auf globaler Ebene. Und deshalb haben wir nach einer Lösung gesucht, die all diese unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen abdeckt. Dies ist ein großer Schritt für den DB Konzern, da wir diese Lösung in der Vergangenheit nicht hatten. Damit war es möglich, eine Reihe von Geschäftsmodellen zu erstellen, die die Bedürfnisse und Anforderungen der einzelnen Unternehmen auf globaler Ebene abdeckt.“ 

Christian Dorn, Leiter Produktion & DB Lernwelt, Deutsche Bahn

Die Ergebnisse:

Die DB Lernwelt ging im April 2018 online und wird seitdem kontinuierlich erweitert. So wurden und werden seit dem Start nach und nach weitere Konzernbereiche auf die Plattform gebracht – mit dem Ziel, sukzessive alle Konzernbereiche in die DB Lernwelt zu integrieren. 

Seit dem GoLive nehmen auch die Nutzerzahlen laufend zu. Im ersten Quartal 2019 zählte die DB Lernwelt bereits über 35.000 aktive Nutzer/innen; Mitte 2020, etwas über ein Jahr nach Start, waren bereits über 155.000 Personen auf der Plattform unterwegs. Aktuell (2023) sind insgesamt über 290.000 User registriert, von denen über 185.000 die Lösung regelmäßig und aktiv nutzen. Die DB Lernwelt hat sich in dieser Zeit zur zentralen Trainings- und Akademieplattform der Deutsche Bahn AG entwickelt, was sich auch in der Zahl der erfolgreichen jährlichen Kursabschlüsse widerspiegelt, die 2022 die Grenze von 700.000 überschritten hat. 

Es lässt sich ebenfalls beobachten, dass sich seit dem GoLive der DB Lernwelt die Lernkultur im DB-Konzern verändert hat. Lernende absolvieren nicht mehr nur ihre Pflichttrainings, sondern haben Zugang zu einem konzernweiten Angebot, welches sie selbstbestimmt nutzen können. Die hohe Akzeptanz der Lernplattform innerhalb des DB-Konzerns zeigt sich auch daran, dass die DB Lernwelt den ersten „Guinness World Records“-Titel überhaupt für die Deutsche Bahn AG geholt hat: 3.400 Teilnehmende konnten innerhalb von 24 Stunden erfolgreich ein Web-based Training absolvieren, was mit dem Rekord “Most users to take an online diversity and inclusion webinar in 24 hours” honoriert wurde. 

„Wir sind kontinuierlich dabei das Verständnis von Lernen und das Verständnis dessen, was Lernen ist, mit unseren Lernenden aber auch in der Organisation gemeinsam weiterzuentwickeln. Was wir jetzt tun wollen, ist es weiter an diesem kontinuierlichen Wandel zu arbeiten, so dass die Menschen motiviert werden, ihr Lernen selbst zu organisieren. Ein wesentliches Ziel ist es dabei die technischen Rahmenbedingungen der Lernenden weiter zu stärken, so dass diese in Zukunft das volle Potential der verfügbaren digitalen Lernangebote ausschöpfen. Wenn ich mir unsere Schulungsteilnehmer und Kunden anschaue, findet da gerade und auch in Zukunft echte Veränderung statt.”

Christian Dorn, Leiter Produktion & DB Lernwelt, Deutsche Bahn